3 płaszczyzny, które trzeba zsynchronizować, by właściwie zarządzać zespołem zdalnym

W pracy zdalnej lub hybrydowej widzisz szansę rozwoju dla firmy i możliwość przyspieszenia rozwoju Twojej działalności? 

Możesz się jednak bać, że…

• stracisz kontrolę nad pracownikami;
• wydajność ich i Twojej firmy spadnie;
• nie wszyscy będą mieli dostęp do dokumentów, więc pojawi się zjawisko prokrastynacji;
• zapanuje chaos, w którym nikt nie będzie wiedział, za co jest odpowiedzialny;
• Wasza komunikacja legnie w gruzach przez brak możliwości spotkań.

Szczerze mówiąc, nie jesteś jedyny.

Ba, niejedna organizacja boleśnie odczuła konsekwencje nieprzemyślanych zmian. 

Tymczasem…

Biznesy, także i Twój, wcale nie muszą tracić zarówno klientów, dochodów, jak i pracowników w wyniku przejścia na pracę zdalną lub hybrydową. Co więcej, specjaliści z doświadczeniem zarządzającym, widzą pracę w takim systemie jako bonus pozapłacowy. Tym możesz przyciągnąć najlepszych.

Jak to wszystko osiągnąć?

Zacznij od synchronizacji 3 podstawowych pól zarządzania zespołem zdalnym. Nie będzie to trudne, jeśli w ręce wpadną Ci odpowiednie:

• narzędzia do zarządzania pracą, projektami i zadaniami typu Asana;
• przydatne aplikacje do komunikacji np. Slack, Google Meet itp.;
• sposoby na integrację i utrzymanie relacji między pracownikami.  

Dzięki nim organizacja pracy w zespole rozproszonym może być łatwiejsza niż w systemie całkowicie stacjonarnym, a efekty pracy wydajniejsze.  

Przedstawiamy te trzy newralgiczne płaszczyzny wraz z przydatnymi aplikacjami do pracy, które ułatwią Ci zarządzanie projektami i zespołami.  

Organizacja pracy ludzi, których nie widzisz – Asana – program, dzięki któremu wszystko zobaczysz

Asana – co to jest?

To jedna z platform do zarządzania projektami, pracą i zadaniami zespołów i poszczególnych osób. Wyróżniają ją rozbudowane funkcjonalności, dzięki którym adaptuje się ona łatwo zarówno do niewielkich biznesów, jak i do dużych organizacji zatrudniających powyżej kilkudziesięciu osób. 

Co daje Asana – aplikacja do organizacji pracy?

Wprowadza:

• jasny podział ról;
• przejrzystą odpowiedzialność za zadania;
• podział projektów na etapy i rozłożenie ich realizacji w czasie;
• klarowność obłożenia pracą poszczególnych pracowników, co ułatwia zapewnienie płynnego przepływu pracy;
• przestrzeń do przechowywania aktualnych danych.

Jak działa Asana – aplikacja do pracy?

Jej podstawowe funkcjonalności zakładają pełną kontrolę tego, co dzieje się w firmie. Każdy uprawniony pracownik ma możliwość tworzyć foldery z “Projektami”. Projekty  mogą być dedykowane poszczególnym klientom lub np. większym działaniom, które angażują co najmniej kilka osób.  

Projekty to w rzeczywistości zbiór zadań (tasks) umieszczonych w dedykowanych sekcjach (sections). Często w projektach wykorzystywane są także kamienie milowe (milestones) i  podzadania (subtasks). Każdemu działaniu można (a nawet należy) przypisać:

• osobę odpowiedzialną za jego realizację;
• termin wykonania ujęty w ramach czasowych;
• projekt, którego dotyczy dane zdanie (może ono znajdować się w więcej niż jednym projekcie);
• osobę, która nadzoruje wykonanie zadania (Guide);
• współpracowników, którzy powinni wiedzieć o etapie i statusie prac.

W karcie jest również miejsce na: 

• dodawanie opisu, w którym manager lub osoba tworząca zadanie jasno przekazuje wszystkie dane i informacje konieczne do realizacji czynności. 
• dołączanie plików zarówno z dysku własnego, jak i z Google Drive. 
• utrzymanie komunikacji wątkowej na temat zadania dzięki wydzielonej sekcji do komentowania.

Efekt?

Widoki zadań stają się źródłem kompletnej wiedzy. Nie gubią się ważne komentarze i uwagi osób zaangażowanych w jego wykonanie. Pliki z aktualnymi danymi są w jednym miejscu, dzięki czemu każdy współpracownik ma do nich równy dostęp. Nie ma miejsca na błędy w interpretacji, na podejmowanie niewłaściwych decyzji na podstawie złych informacji

To jednak nie wszystkie możliwości Asany – programu idealnego do zarządzania projektami.  Wszystkie etapy można zobrazować na linii czasu. W graficzny, jasny sposób pokazuje ona nie tylko długość trwania poszczególnych etapów, ale także korelacje między nimi i to, jak ich wykonanie wpływa na obowiązki innych. 

Możliwość feedback’owania w widokach zadań daje przejrzystość. Jest też elementem minimalizującym prokrastynację. Feedback widoczny dla wszystkich współpracowników działa motywująco. Osoba odpowiedzialna nie  może powiedzieć, że go “nie otrzymała”. Tym bardziej że wszelkie komentarze pojawiają się w skrzynce odbiorczej (Inbox) Asany. Trudno je przeoczyć.  

To, co jest istotne z punktu widzenia zarządzania pracą w Asanie, to także świetne raportowanie. Po zakończonym projekcie osoby uprawnione mogą wyciągnąć niezbędne dane z programu, by ocenić trafność i rentowność danego projektu. 

Rezultaty sprawnego zarządzania pracą w Asanie:

• każdy wie, za co jest odpowiedzialny bez konieczności spotkań na żywo;
• pracownicy unikają prokrastynacji, widząc, jak ich praca wpływa na innych;
• terminy realizacji zadań są jasne dla każdego, zatem wszyscy wiedzą, kiedy mają rozpocząć swoje działanie i od czego jest ono zależne;
• deadliny są dotrzymywane;
• zwiększa się wydajność zespołów oraz efektywność całej firmy;
• zyski rosną;
• firma przechodzi z mikrozarządzania na makro zarządzanie oparte o zaufaniu, wzajemnej motywacji i poczuciu odpowiedzialności za całą grupę i jej wyniki.

Dlaczego Asana – aplikacja do pracy jest inna niż wszystkie?

Na rynku istnieje co najmniej kilka narzędzi do zarządzania pracą typu Monday, Jira, Click Up, Bitrix. 

Jednak Asana ma nad nimi miażdżącą przewagę:

• Jest najbardziej rozbudowaną platformą, dlatego sprawdza się w zarządzaniu pracą bardziej rozbudowanych zespołów.
• Asana – aplikacja posiada support w języku polskim i angielskim, co nie jest dostępne w żadnej innej platformie. Asana rozpoczęła współpracę z Remote Sensei, którego specjaliści dostępni są 24/7 i pomagają w technicznych problemach w początkach użytkowania Asany. 
• Remote Sensei posiada również akredytację jej twórców do organizacji szkoleń i uczestniczeniu w procesach wdrażania Asany, dzięki czemu implementacja narzędzia staje się łatwiejsza i dostosowana do potrzeb danej organizacji.
• 30-dniowy trial umożliwia zapoznanie się z funkcjonalnościami i dobór planu odpowiadającego profilowi i wymogom przedsiębiorstwa;
• Asana – program posiada intuicyjny interfejs, który każdy pracownik może łatwo dopasować do swoich preferencji;
• Jest najbardziej powszechną platformą do zarządzania projektami na świecie. Obecnie korzysta z niej 35 milionów użytkowników. To ułatwia onboarding nowych osób do struktur organizacji;
• Dostępna jest także na fakturę VAT w trzech popularnych walutach – PLN, EUR oraz USD, co ułatwia jej zakup i implementację. 

Pamiętaj jednak!

Aby Asana spełniała swoją funkcję, powinna stać się najważniejszą aplikacją do pracy nie tylko dla managementu, ale także dla każdego pracownika. Od niej wszyscy powinni zaczynać swój dzień i na niej kończyć, aktualizując status swoich zadań. W przeciwnym wypadku wkradnie się chaos, a narzędzie stanie się źródłem irytacji. 

Dlatego wdrożenie Asany powinno odbywać się na podstawie opracowanego planu, który bierze pod uwagę nie tylko potrzeby firmy, ale także preferencje zatrudnionych osób. Tylko taki proces dokona zmian w mindsecie pracowników. Jest to element konieczny w cyfrowej transformacji. 

Jeśli nie chcesz chaosu i niezadowolenia w zespole i obawiasz się spadku wydajności, masz rozwiązanie w postaci współpracy z Remote Sensei. Po ponad 10 latach pracy z Asaną i blisko 500 konsultacjach specjaliści nabyli doświadczenia, które mogą przenieść na Twój biznes. Pomogą Ci wybrać odpowiedni plan, opracują etapy procesu implementacji i przejdą przez nie z Tobą i Twoimi pracownikami. 

Wtedy opanujesz pierwszą płaszczyznę zarządzania zespołem zdalnym, jaką jest organizacja i kontrola. 

Kolejna sfera, która potrafi nieźle zamieszać w pracy osób, które się nie widzą to…

Komunikacja – wejdźcie na poziom asynchronicznego porozumiewania się

Porozumiewanie się osób, które się nie widzą, jest jednym z podstawowych wyzwań. Dotyczy to w szczególności sytuacji, gdy przechodzicie ze stacjonarnego systemu. Tutaj konieczna jest absolutna zmiana nawyków. Jak wiadomo “przyzwyczajenie to druga natura człowieka”, więc nabycie właściwych praktyk jest nieco trudniejsze.  

Do tej pory łatwo było Wam się spotkać. Bazowaliście na komunikacji synchronicznej – konferencjach, spotkaniach zespołu, rozmowach oficjalnie w gabinecie, czy też w korytarzowych kuluarach. 

Teraz nie macie takich możliwości. 

Co więcej, poszczególni pracownicy zdalni mają inny system wykonywania obowiązków. Jedni wolą pracować o świcie, inni są bardziej produktywni wieczorami lub w nocy. Znajdują się w innym środowisku – jedni w domu w otoczeniu rodziny, inni pod palmami na Bali, a jeszcze inni wybierają coworking spaces. 

Jak zorganizować komunikację i połączyć ją z zarządzaniem zespołami zdalnymi, by uzyskać płynność?

Wcale nie jest to tak trudne, jak myślisz. Wystarczą odpowiednie narzędzia do zarządzania pracą i komunikacji. Najważniejszym elementem jest całkowita zmiana nawyków i przejście na komunikację asynchroniczną. 

Czym ona jest? 

To metoda, w której dzielisz się danymi/feedbackiem/komentarzem itp. w sposób, który uwzględnia ich priorytet oraz szanuje czas i przestrzeń współpracowników.  

Narzędzia do komunikacji dostosowujesz do tego, jak szybko potrzebujesz danych lub jak informacje, które chcesz przekazać, są istotne. Wysoki priorytet nadal wymagać będzie narzędzi komunikacji synchronicznej typu telefon i spotkanie 1na1. Jednak to ostateczność. 

Jakie przydatne aplikacje do pracy pomogą Ci właściwie zorganizować komunikację i jak je dopasować? Oto przykłady:

• Asana – program do zarządzania pracą i zadaniami – idealna forma komentarza do wykonywanych zadań. Feedback w kartach zachowuje ciągłość komunikacji. Jeśli każdy będzie miał nawyk rozpoczynania i kończenia pracy Asaną, możecie mieć pewność, że informacja dotrze do członków zespołu najpóźniej w ciągu 12 godzin.  
• Komunikatory typu Slack – świetny sposób do bieżącej komunikacji z pracownikami. W odpowiednich kanałach pracownicy mogą zadawać pytania, prosić o dane, dzielić się wątpliwościami i feedbackiem. Jeśli ta aplikacja do pracy i komunikacji stanie się Waszym standardowym narzędziem, informacje i prośby w niej zawarte trafią do adresata w ciągu kilku godzin.  
• Wideokonferencje – powinny być organizowane tylko w ostateczności i pod warunkiem, że są dobrze przygotowane. W innym przypadku tylko zabiorą cenny czas i oderwą pracowników od czynności. Wykorzystujcie je do: opracowania nowych projektów, podsumowania i analizy już zakończonych lub w przypadku, gdy informacje, jakie macie do przekazania, są istotne dla dalszych działań. Świetnie sprawdzają się aplikacje do komunikacji typu Google Meet. Jego funkcjonalność dopasowana jest do potrzeb nawet rozbudowanych organizacji. 
• Wideospotkania – to alternatywa spotkań 1na1, dzięki której możesz uzyskać informacje niemal natychmiast. Uważaj jednak i wykorzystuj tylko w naprawdę pilnych sprawach. Inaczej straci swoją wartość i stanie się zwykłym “przerywaczem”. Skorzystaj np.:  przy onboardingu nowych osób, do przekazania ostrzejszej krytyki lub feedbacku. Działasz wtedy nie tylko na płaszczyźnie werbalnej, ale także niewerbalnej. 
• Telefon – to narzędzie do komunikacji traktuj jako ostateczność. Podobnie jak wideorozmowy powinien być wykorzystywany jedynie do uzyskania natychmiast odpowiedzi i informacji. Jeśli stanie się to Waszym ogólnym nawykiem, rozmowy telefoniczne naprawdę będą miały moc sprawczą i ogromną wagę.  

Zmiana nawyków komunikacji trochę trwa, ale efekty warte są pracy i czasu. Transformacja pozwoli Wam osiągnąć równowagę i zbuduje relacje oparte na wzajemnym zrozumieniu. 

Skoro o relacjach mowa, przechodzimy do trzeciej płaszczyzny…

Integracja zespołu zdalnego – spróbuj e-kawy

Nie brakuje Wam:

• wspólnej kawy o poranku,
• luźnych uwag rzuconych na korytarzu,
• żartów na przerwie na lunch,
• rozmów o niczym?

Może się zdziwisz, ale to za nimi najbardziej tęskni wielu pracowników, którzy przeszli z pracy stacjonarnej na zdalną.  

Człowiek to zwierzę stadne, które chce czuć się częścią społeczności. Zwłaszcza tej, z którą pracuje 8 godzin dziennie – nawet jeśli nie widzi jej członków. 

Daj przestrzeń swoim pracownikom, by mogli tę potrzebę wypełnić. Przywiążesz ich do siebie i swojej firmy.

W jaki sposób?

Oczywiście wykorzystaj narzędzia do zarządzania i komunikacji. 

Wprowadź spotkania integracyjne online. Niech będą cotygodniową rutyną. Będzie to czas na gry i zabawy, na opowiadanie o sobie, na dzielenie się swoimi problemami i wątpliwościami, na opowiedzenie tego, co robiliście w tygodniu i z czym się aktualnie mierzycie. 

Na początku możecie wprowadzić gry online. Pomogą one Wam przełamać naturalną barierę i dystans. Później będzie już tylko łatwiej. 

Rytuałem może być również poniedziałkowa e-kawa. Wspólna chwila relaksu, by miło rozpocząć tydzień. 

Wykorzystajcie też przydatną aplikację do pracy typu Slack. Utwórzcie kanał dedykowany tylko relacjom nieformalnym wiadomością. Będzie to miejsce do zamieszczania m.in.:

• żartów;
• gifów;
• śmiesznych grafik i filmików;
• muzyki;
• motywujących cytatów;
• spostrzeżeń luźnych i poważniejszych;
• itp. 

Opanuj ten trzeci filar działalności zespołów zdalnych, a stworzysz miejsce przyjemne do pracy, w którym wszyscy się szanują i znają, mimo dzielących ich kilometrów. 

Teraz….

Zsynchronizujcie wszystkie trzy elementy 

Czy wiesz, że wszystkie powyższe narzędzia się synchronizują? Ich zespolenia pozwala na automatyzację przepływu informacji i mocniejsze dopasowanie do potrzeb biznesu. 

Wprowadzanie każdego rozwiązania powinno nastąpić stopniowo i systematycznie tak, aby pracownicy przyzwyczaili się do nowego systemu pracy. 

W ten sposób skutecznie zmienią mindset, zwiększą zaangażowanie i poprawią wydajność. Każdy zacznie mieć kontrolę nad pracą bez konieczności ciągłego “patrzenia na ręce” i sprawdzania. 

Nie wiesz, jak tego dokonać?

Wiesz, że to dla Ciebie przyszłość, ale boisz się, że nie poradzisz sobie ze zmianami?

Zawsze możesz skorzystać z pomocy Remote Sensei – pierwszego partnera Asany w Polsce, który nie tylko wdroży do organizacji tę przydatną aplikację do zarządzania projektami, ale także zsynchronizuje ją z innymi narzędziami. Przekaże wam dobre praktyki, które umożliwią funkcjonowanie w cyfrowej rzeczywistości XXI wieku.